Les événements internes permettent aux collaborateurs, managers et chefs d’entreprise de fédérer leurs équipes, les stimuler et renforcer la cohésion entre elles, partager leurs idées, lancer un nouveau produit ou une nouvelle stratégie, introduire de nouveaux objectifs à atteindre…

Ces événements d’entreprise sont très importants pour pouvoir faire le bilan de ce qui a été réalisé auparavant afin de mettre en lumière ce qui a été réussi et de proposer des améliorations sur les aspects qui l’ont moins été, tout en proposant de nouvelles idées et innovations. Et comme on dit, à plusieurs, nous sommes plus forts !

 

 

Suite au contexte sanitaire, ces deux dernières années ont demandé à chaque entreprise de s’adapter, de revoir ses objectifs et de trouver de nouvelles stratégies de communication afin d’exercer convenablement. Même si le télétravail s’est progressivement installé dans les mœurs, il est toujours aussi important de pouvoir se rassembler pour créer et maintenir le lien entre nous ; c’est ainsi qu’émerge l’événement digital : vivre comme avant mais dans l’ère du temps !

Comment organiser un événement digital qui soit à la fois fédérateur et fructueux ? Qui faire intervenir et dans quel but ? Nos équipes vous délivrent leurs conseils pour faire de votre événement digital un moment mémorable.

Définir les objectifs de l’événement 

Tout d’abord, quel type d’événement souhaitez-vous mettre en place, pour qui et pour quoi faire ? Salon, conférence, assemblée générale, séminaire d’entreprise, team-building, ventes-privées ?

Vos objectifs divergeront selon l’événement que vous voulez organiser et à destination de qui : remercier et engager ses équipes ou clients, présenter un nouveau produit, faire passer un message important, convaincre de potentiels partenaires ou investisseurs… Il est donc indispensable d’être précis sur vos attentes pour mettre en place la stratégie digitale la plus adaptée et choisir le bon format.

 

Opter pour le bon format 

De nombreuses plateformes existent pour créer et organiser vos événements digitaux. Divers formats sont proposés pour répondre à vos objectifs : ateliers et plateformes en ligne, conférences virtuelles, rencontres et salons virtuels à l’image d’un jeu vidéo, plateau télé, escape-game, voyage à travers un plateau XR, transmission live, captation…  Vous trouverez nécessairement le format qui répondra à vos attentes parmi toutes ces possibilités.

Par ailleurs, soyez attentif à la qualité des visuels et du son afin de ne pas perdre l’attention de vos invités.

 

Communiquer sur votre événement

Avant, pendant, ou après l’événement, sa réussite passe également par la stratégie de communication que vous mettez en place à son sujet.

En amont, prêtez attention à la qualité de vos invitations : communiquez à la fois par email et sur les réseaux sociaux si vos cibles sont des clients, par exemple. En interne, insérez un encart dédié à votre événement dans le journal hebdomadaire de l’entreprise… Pensez à partager régulièrement la date du rassemblement digital et n’hésitez pas à programmer des relances pour les non-inscrits. Pour les inscrits, veillez à bien gérer les inscriptions, promouvez votre événement en ligne en créant un compte à rebours, en postant des teasers, partagez le programme de la soirée…

 

Le jour de l’événement, dès lors qu’il commence, définissez des règles d’échange. Prenez quelques minutes pour encourager la prise de parole des participants en invitant les participants à s’écouter et à respecter le temps de parole pour éviter la cacophonie. Soyez attentif et assurez-vous que tout fonctionne en temps réel, n’hésitez pas à interroger vos participants pour savoir s’ils ont besoin d’aide sur un aspect technique…

 

Après l’événement, qu’il s’agisse des participants (clients ou collaborateurs) ou prestataires, remerciez-les en leur envoyant un email ou un SMS. Soyez reconnaissant du temps qu’ils vous ont alloué. Sur les réseaux sociaux, pour prolonger la convivialité de l’événement, partagez des instants capturés : cela créera davantage de souvenirs et vous leur remémorerez ce moment particulier et on l’espère, riche en émotions.

 

Favoriser l’interaction 

Favorisez la diffusion en direct et proposez à vos participants des activités qui les rendent acteurs et non spectateurs de l’événement : quizz, challenges, gamification, live-chat… Si votre événement manque de dynamique et de dynamisme, vos invités finiront par être déconcentrés voire même, déconnectés… Votre communauté doit se sentir pleinement impliquée !

 

Réaliser un feedback 

Pour optimiser vos prochains événements digitaux, il est important et même nécessaire d’évaluer celui que vous avez organisé de manière qualitative et quantitative. Avez-vous bien communiqué autour de votre événement ? Combien d’invités ont répondu présents ? Qui s’est finalement désisté ? 

Interroger les participants au sujet de leur satisfaction est primordial ! A travers un sondage, un retour par email, suite à une publication sur les réseaux sociaux, invitez-les à vous faire part de leur ressenti ! Tout n’aura sûrement pas été parfait, mais cela vous permettra d’apporter les modifications nécessaires pour un événement futur.

 

Intégrer l’événement digital au sein de sa stratégie d’entreprise est donc devenu essentiel, quels que soient vos objectifs. Il est donc important de bien le réfléchir, l’organiser et l’analyser afin d’en tirer le meilleur parti. L’avantage de l’événement digital ? En cas d’un invité de dernière minute, il ne manquera jamais de place ! Contactez-nous !